Wat is workflow?

De letterlijke vertaling van workflow is werkstroom, en dit grijpt terug naar de organisatorische invalshoek van workflow. De manier waarop een bedrijfsproces verwerkt wordt. Daarnaast bestaat er ook een technische kant van workflow namelijk de technische (softwarematige) mogelijkheden om de werkstromen binnen het bedrijfsproces te sturen, te beheersen en te volgen. Met deze tweede omschrijving wordt de term workflow het meest in verband gebracht omdat het toch ook een automatiseringsterm is. Het is belangrijk om onderscheid te maken tussen Workflow Management (WFM) en Workflow Management Systemen.

Workflowmanagement is het beheersen van de werkstroom op strategisch niveau. Workflowmanagementsystemen maken dat mogelijk. Een workflow management systeem valt te omschrijven als: 'een systeem dat werkstromen definieert, beheert en opstart door middel van software. Deze software geeft een representatie van de werkstroom in het bedrijfsproces', bij workflowmanagement gaat om het bestuurlijk beheren van de werkstromen binnen de organisatie. Het is mogelijk om workflowmanagement toe te passen zonder gebruik te maken van Workflow management systemen. Dit gebeurt echter weinig omdat Workflow Management Systemen de mogelijkheid bieden om workflow te optimaliseren en te beheersen.

Wanneer er over workflow gesproken wordt, bedoelen we de beheersing van het bedrijfsproces door gebruik te maken van technische hulpmiddelen. Het verschil tussen de term bedrijfsproces en workflow is niet zo heel erg groot. Workflow is een term die het bedrijfsproces bekijkt vanuit een technischer referentiekader. Het verschil ligt in de manier van benadering van het bedrijfsproces. Bij bedrijfsprocessen kijk je puur naar de kenmerken van het proces en niet naar de mogelijkheden die er zijn voor beheersbaarheid en controle over het proces. Bij workflow is de mate van beheersbaarheid, controle en sturing belangrijk. In een workflowsysteem worden dus de verschillende stappen van het bedrijfsproces gedefinieerd. Workflow geeft een organisatie de mogelijkheid om de klant sneller, effectiever en klantvriendelijker te helpen. Het bedrijfsproces wordt geoptimaliseerd. Tevens geeft het inzicht in de status van het werk en de voortgang van een bepaald proces. Ook geeft workflow de mogelijkheid om de werklast te beheersen. (Bijvoorbeeld antwoord op de vraag: 'in welke fase van het proces bevindt de pensioenaanvraag zich?'). Er kan door middel van workflow een goed beeld verkregen worden van de doorlooptijd van het proces.

Informatie staat centraal in een workflowsysteem. Waar men vroeger een goed overzicht had van waar de informatie zich in de organisatie bevindt is dat nu vaak lastig. Documenten kunnen zich in een dossier, ergens op het computernetwerk of bij een bepaalde werknemer bevinden en dit is niet altijd even doorzichtig. Het belangrijkste doel van workflow is dus dat de juiste activiteiten op het juiste moment door de juiste persoon gedaan worden. Een workflow is taak georiënteerd, dat wil zeggen dat een bepaalde handeling door middel van workflow effectiever gedaan kan worden.

Typen Workflow

Het onderzoek richt zich op de volgende vier typen workflow:

'Case-handling'
'Produktie'
'Collaborative'
'Ad-hoc'

 

 

 

Voor deze typen is gekozen omdat eigenlijk elk bedrijfsproces in één van deze typen te plaatsen valt. Scheidings / overlappende typen (zoals customer focused workflow en administrative workflow) zijn dus weggelaten.